BeaconIT Data Management Suite
for コンプライアンスワークフロー
「内部統制」の枠組みを意識した「コンプライアンスワークフロー」を構築していますか？
近年、違法行為や反社会的行為により、消費者や取引先の信頼を失い、事業継続が不可能になる企業が頻発するようになったことにより、コンプライアンスの重要性が見つめなおされました。企業にとってのコンプライアンスは、言い換えるとリスクマネジメントとも言えます。
そもそも「コンプライアンス」とは、企業が経営・活動を行う上で、法令や各種規則などのルール、さらには社会的規範などを守ることの意味であり、一方「ワークフロー」は、複数の部門や人がかかわる業務の流れ、あるいはそれを図示したり、ルール化したもので、そのルールを基にコンピュータネットワーク上で業務処理や業務支援を行う仕組みをのことを言います。
ビーコンＩＴが提唱する「コンプライアンスワークフロー」とは「適切に業務が行われ、かつその履歴証明を目的とした情報を残す支援システム」のことです。
万が一漏えいが起こってしまった場合には、迅速な漏えい経路の特定が求められます。
ログ管理はそのための最も有効な手段のひとつですが、企業規模に比例して増えるログの量は膨大で限られた人数の内部監査人ではとても対応しきれなくなっています。
金融商品取引法・個人情報保護法などの側面から見ても企業内の機密データの管理には、法令や規定を遵守するための方法が必要になります。
情報セキュリティ監査として、内部監査人や監査法人からの要求に対して安全性を裏付ける監査証跡は必須条件となります。
内部統制
「コンプライアンスワークフロー」においては、内部統制が重要な鍵となります。
「内部統制」とは法律や会社のルールに沿って不正やミスなく経営や業務を遂行するよう会社全体をコントロール（統制）する活動や仕組みのことで、組織が健全かつ有効・効率的に運営されるよう各業務で所定の基準や手続きを定め、それに基づいて管理・監視・保証を行うことです。
業務の有効性や効率性・財務報告の信頼性・法令等の遵守・資産の保全
コーポレートガバナンスを視点とした課題
・ 業務ワークフローのプロセスを可視化し、業務改善の指標を取り入れたい。
・ 内部統制のルール遵守を徹底し、Assertionの確保を図りたい。
・ 違反や不正が起きた時、メールなどによる通知と責任の明確化を図りたい。
・ ｅ－文書法などで増加する電子媒体による（役員会資料、経営資料）の効率的な管理を行いたい。
・ 定型取引などで他社システムとの自動連携を図りたい。
ビーコンITでは、システムの可視化（プロセス改善）とビジネスプロセスのＩＴ化（ワークフロー）を行う「コンプライアンスワークフローソリューション」及び、内部統制などのドキュメントを管理するための「ドキュメント管理ソリューション」やビジネスプロセスの記録と監査可能な分析機能を行う「ドキュメント管理」、及び「監査証跡ソリューション」があります。
ビーコンITの「コンプライアンスワークフローソリューション」は、業務プロセス革新を推進します。
プロセスの可視化を行い業務整理をした上で、システムを構築します。
フロー設計は、Microsoft社の「Visio」を用いて作成します。
ワークフローシステム構築においては、フロー処理と業務プロセスを独立定義させるため、システム間連携や既存の業務アプリケーションとの連携が容易です。
また他システムとも柔軟に連携できるので、既存システムを活用してコスト・工数を削減しつつ、複雑な業務プロセスにも柔軟に対応が可能になります。
事例
４つのポイントと効果
１．現状プロセスの可視化(モデル化）と分析
２．可視化したものを効率的に文書化、文書管理
３．企業内部の全てのログを統合した環境を構築
４．既存システムを活かしプロセス改善
「コンプライアンスワークフロー」の効果は、日本版SOX法も意識しつつ、目的達成を担保するための適正な内部からの牽制や業務フローの可視化により、ISO9001などを踏まえたプロセス遂行時の内部統制を明確にすることができます。
また既存資産を活かすことで、開発期間を短縮しデータの精度を向上させます。
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