プロセス改善

改善する課題・目的

プロセスや申請・承認を電子化する動きは様々な業界で進んでいますが、本当にワークフローやグループウェアの導入だけで業務が改善させるでしょうか。業務のQuality・Cost・Speedの向上を目的に明確な指標を元にプロセスを改善する導入方法を提案します。

●Quality
正確性、信頼性のあるデータと処理フロー、標準化やコンプライアンス対応など
プロセスの質を向上させることを目的とします。

●Cost
ペーパーレス化、環境対応、社内回覧の工数、システム連携の工数、
ドキュメント作成の工数などを削減することを目的とします。

●Speed
出張や出先などで処理がストップする、別事業所に書類を送る、合議の場合も並行で
配布ができないなど、プロセス完了までの時間短縮を目的とします。

これ以外にも、昨今の企業統合や事業再編など環境や組織の変化に頻繁に起きる業務フローとインフラを整備する必要があります。

既に導入している仕組みはあるが．．．．

① 元々のルールをそのまま電子化してみたが、あまりSpeedUpしない
② 申請処理の再利用ができないので、毎回のデータ入力が大変だ
③ 社外との連携が取れず、調達購買や物流は別の入力が必要だ
④ 出張申請はワークフロー、精算は会計システム、報告書提出はワープロで大変
⑤ 組織などの変更時に、ルールやロジックの修正に手間がかかる

など、現在使われている仕組みにも改善点は色々あると思います。
複雑化する申請業務の現状と個人情報保護など外的環境変化による管理業務の増加など、プロセスに関る改善の必要性は、取引先も含めた根本的な見直しが重要となっています。

現行の可視化と分析

現行業務の調査を効率的に実施する仕組みをご紹介します。

HIT３（業務プロセス革新支援ソフトウェア）
トヨタ自動車「カイゼン」推進の大野耐一氏に師事した、システム科学（株）石橋氏が開発したモデルとチャートです。各チャートを元に階層化にまとめて可視化を推進します。改善要素の顕在化機能、改善提案書作成機能が標準装備されています。

BPIE（ビジネスプロセス革新エンジニア）養成講座
自社による業務改革推進人材の育成と継続的な取組みを進めるために、改善の方法論・理論を習得します。

効果と実績

例えば購買部門で実施するとどのような効果が
機能強化と効率化の2点で導入のメリットが見られます。機能強化では、過去の見積や交渉経緯または他業者の見積などのデータを簡単に検索することで、バイヤーとの交渉力が強化されひいてはコスト削減につながります。また購買結果のデータと交渉前のデータを分析することで、購買部のノウハウとともにしきい値や社内標準値の検討が可能になります。
2点目に効率化としては、業務プロセスを可視化します。個人の能力に依存していた部分を明確にし、スキルトランスファーの項目を洗い出して標準化することができます。また過去のフローにとらわれること無く業務の無駄を排除することで、プロセスのスピードアップや書類作成工数の削減が可能になります。

既存ドキュメントの利用から他システム連携まで
実施する業務範囲や部門範囲、社外連携まで様々な要件に対応するプロセス効率化の仕組みをご用意しています。インターネット、XMLからメインフレームまでをサポートする当社がお届けする製品群には以下のような物があり、Xurasシリーズとしては100社を超える大手企業で導入されています。