個人情報保護CP運用テンプレートとは

コンプライアンスプログラム運用で最も「面倒な」業務のひとつである申請書の管理と運用。個人情報保護CP運用テンプレートは、申請書の管理と運用を自動化するための「Xuras inicio」のテンプレートで、導入したその日から使えます。
主な特徴は以下の通りです。

申請書の運用はブラウザから全て行うことができる

申請書の作成・記入・申請・承認・回覧・管理など、申請書の運用に必要なことは全てWebブラウザから行うことができます。個人情報保護に関する申請処理を一本化することで、利用者も管理者も迷いません。

業種・業態を問わない柔軟な申請書の作成と容易な変更

申請書の作成、項目の変更はWebブラウザから簡単に行うことができます。ワープロソフトを使うことができる程度の知識でものの数分で変更可能です。自由に作成できるので、業種・業態に合わせた申請書の作成が可能です。

個人情報に関する情報は全て公開・管理できる

個人情報に関する情報は全て管理することが可能です。全ての情報をまとめたポータルサイトを作成することもXuras inicioを使えば簡単です。

導入したその日から使える７種類の申請書テンプレート

個人情報保護対策では、社内の個人情報の扱いを管理するためにいくつかの申請書や管理台帳を利用して個人情報の扱いを管理する必要があります。

その他、業種や業態によって申請書は増え、個人情報保護対策を運用していく過程で申請書の内容も変化していきます。個人情報を保護するために、日常的に申請処理が発生することになります。これらの申請書は、許可するだけが目的ではなく、個人情報の取り扱いを記録することも大きな目的です。仮に、個人情報漏洩等の事故が発生した場合、申請履歴等を迅速に把握できる必要もあるわけです。

これらの申請書を紙で管理したらどうなるでしょう。日々発生する申請処理と蓄積された書類の管理や検索。個人情報保護対策のために紙書類は増えていき、結果的にセキュリティの低下にもつながります。

個人情報保護CP運用テンプレートでは、導入したその日から使える申請書を７種類用意しました。用意した申請書はお客様の業務に合わせて簡単に修正できるため、業種、業務を問わず柔軟に対応可能です。また、これ以外の申請書が必要な場合でも、７種類の申請書を元にして作成することで迅速に対応することができます。

ブラウザからすべての申請書を実行する

利用者の方々は、ブラウザを利用して全ての申請・承認処理を行うことができます。承認状況も一目で分かり、混乱することもありません。

簡単に修正できる申請書

テンプレートとして用意した申請書は、ブラウザから簡単に修正したり、入力項目を追加したりすることができます。技術的な知識は一切必要なく、ブラウザとワープロを使用できる程度の知識があれば十分です。

カンタン！　承認者設定

承認者の設定も直感的な操作によって行うことができます。承認させたい人を選び、追加するだけです。面倒な作業は必要ありません。

蓄積された申請情報を参照する

申請処理によって蓄積された情報は、一覧表によって管理することができます。別途台帳を用意する必要もなくなり、柔軟な検索も可能であるため、必要な過去の履歴を逃しません。

Xuras inicio を使うと次のような作業もカンタンに行えます。

	システム化以前	Xuras inicio を使うと
１． WEBポータル	掲示板にはりがみ。 紙で部内回覧。	Webブラウザで閲覧。
２． 規程集の改編	紙で印刷し、各事業所に配布して差し替える 。	Webでデータベースを直すだけ。そのままWebで公開（通知） 。
３． 教育効果確認テスト	答案用紙を作成、赤鉛筆で採点・集計 。	Webブラウザでeラーニング風に試験を実施・収集。

Webポータルを１日で立ち上げ

個人情報保護対策に対する認証規格である「Pマーク」や、情報セキュリティに対する規格である「ISMS」などを導入している企業では、これらに関する情報を社員に通知・報告していかなければなりません。このために、社内に物理的な掲示板を設けて対応している企業も多く見受けられます。しかしながら、物理的な掲示板では、その物理的な掲示板を管理するために、たとえば事業所ごとに「担当者」をアサインしなければなりません。また、回覧板であっても、その管理コストはそれなりに必要となります。

Xuras inicioでは、標準でサポートしているWeb掲示板機能により、だれでもカンタンに「掲示」することが可能です。HTML等の知識は必要としません。ワープロソフトが使えるほどの知識で十分です。

また、Xuras inicioの掲示版機能は、RSS（別記事参照のこと）を標準でサポートしています。RSSを利用すると、その読者は毎日ページを見る必要が無くなり、更新があった場合にのみ参照することができるようになります。しかも、掲示板を掲載する担当者は何もする必要がありません。

規程集の改編もカンタン

セキュリティコンプライアンスの運用を行っていく中で、それらの元となる規程は、現実に則して改編されていくべきものです。
一方、この改編は、各担当者に多大な負荷をかけることになるのです。

たとえば、ある１ページ中の１項を改編したとしましょう。すると、その改編は各担当者を通じて印刷物を既に配られているファイルフォルダの内容と差し替える ひつようがあります。たとえば５０冊のバインダの中から１ページを見つけて差し替えていく。。。考えただけでも面倒な作業です。

Xuras inicioでは、これらの規程集もブラウザで公開することができます。そして、その元となる規程文書はデータベース上に管理されるので、ブラウザ上のデータをワープロのようなエディタを使って直すだけで修正と配布が完了します。

WEBブラウザを使った「社内試験」

セキュリティコンプライアンスでは、定期的な社員教育が義務付けられています。この教育効果を把握するために「社内試験」等の実施が推奨されていますが、その実施には多大なコストと時間がかかります。

たとえば、選択式のA4裏表２ページのテスト用紙をつくったとしましょう。その集計はどうなるでしょうか？赤鉛筆を片手に「○」「×」を社員の人数分の答案用紙に付けていくのでしょうか。また、試験問題に間違いや変更が生じたとしましょう。その修正には、また社員分だけの用紙作成が待っているのです。

Xuras inicioでは、このような試験問題も簡単にWeb化し、Webブラウザを使って「試験の実施」「試験結果の収集」「改編された試験問題の再配布」ができます。

また、この機能を応用することで、「社員モラル調査」など、アンケート的な情報収集もできます。