1961 年の創業以来、長野県・群馬県・福島県・岩手県に工場を展開し、様々な商品のラインを設置してきました。各工場の生産品目や地域に最適なモノ作りを目指してきましたが、「見積りを取る」「購入する」「検品する」「借りる」「採用する」というような生産活動に伴って発生する管理業務は、ほとんどの部分が個
人に依存する形態になっていました。

例えば、発注の優先順位や設備の納入設置まで担当者がフォローし、仕事の依頼もメモや口頭ベースが多くなっていたのです。また納品書や原票の取り扱い、伝票印刷と捺印・保管などは各工場でバラバラの方法が取られていました。スピードを最優先した結果、ノウハウのある担当者が居ないと処理ができない状況が作られていったのです。

しかし、1970 年代の大量採用社員が退職して人口減も想定すると、現場にノウハウを残せない。内部統制の強化を進める上で、社内の記録が残らない。この2 点を全社の課題として、大きな改革がスタートしました。「ラインカンパニー制」の導入により、モノ作りの一元化を行い、最大利潤を追求する改善活動が始まりました。事務部門では、業務の基準工数を設定し、日々計画表をひいて実績との差異を掴み、その対策を立てる改善及び、標準作業手順書を作成し、工数低減と多能化を図る改善を実行することになりました

第一段階では、全工場で事務部門を18人から 12人にすることを目標としました。

①仕事の発生する最上流からデータを作る
②承認の仕組みを作り記録が残る
③各種帳票の標準化
④事務の集中と効率化

この4 点をコンセプトとして、諸品( 工場内で使用する部品・消耗品) 購買業務から見直しが始まりました。

今事務処理は見えにくく標準化が難しかったのですが、BeaconIT Data Management Suite for コンプライアンスワークフローのプロセスチャートを利用しコンサルティングを受けながら、管理本部主導で業務別にフロー手順を見える化し、その改善案を作成しました。福島工場をモデルケースにして、現場にヒヤリングしながら手順を簡素化することができました。

下の図は、仕入先や予算区分により起票伝票やデータ入力先が変わります、購入通知書も本社や工場と別々のパターンがあり、検品検収した後で検収も入力する場合もあり、工務システムや会計システム、支払い請求書照合・支払まで15 ステップの業務を標準定型化して、6 ステップに削減した例です。
業務の詳細内容を統合し、支払債権管理を本社経理部門に一本化しました。



「作業の標準化や効率化は経営数値には表れにくいが、現状追認の仕組みになってしまうことを懸念した」と水江総務部長は工場行脚した当時を語られます。

　他社製品も含めて3種類ほど比較をしましたが、ベーシック導入が簡単でカスタマイズにも柔軟にできることを主眼にしたところBeaconIT Data Management Suiteが採用となりました。実際に運用している岡田氏は「できるだけ管理本部内で追加・運用できることが一番重要だった」と語ります。改善後の業務手順をBeaconIT Data Management Suiteを活用して、3ヶ月間でワークフローシステム化し、2007年4月から福島工場で本番稼動、その後7月から全工場で稼動されました。

起案申請、グループ長承認、スタッフグループ承認、工場長承認、発注書FAX自動送信、FAX送信確認、検収、CSV出力などの処理を設定しています。画面の操作性を従来の申請書と合わせたり、コード体系を工夫したことで現場ユーザからの問合せは予想した半分以下の件数となり順調に利用されています。全工場の利用ユーザは276人となり、正社員以外に協力社員も現場での入力促進としてデータ投入をしています。月間申請件数も平均997件となり、業務効率のアップが期待されています。